Lista me afatet e ruajtjes së dokumentave për Fondin Shqiptar të Zhvillimit.

Këshilli Drejtues
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
1. Vendime, proces – verbale, struktura organizative, Manuali i procedurave etj. të miratuara RHK
2. Propozime të pamiratuara, minutat e mbledhjes, korrespondencë e thjeshtë etj 5 vjet
 
Drejtori Ekzekutiv
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
3. Vendime, urdhra, kontrata, marrëveshje etj RHK
4. Korrespodencë e thjeshtë, informacione etj 5 vjet
 
Njësia e Auditimit të Brendshëm
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
Dokumenta auditimi
5. Plani Strategjik dhe Vjetor i Njësisë së Auditimit të Brendshëm RHK
6. Raporti Vjetor i Njësisë së Auditimit të Brendshëm RHK
7. Aktkontrolle / observacione për probleme të ndryshme RHK
8. Aktkontrolle/ observacione për probleme të zakonshme 20 vjet
9. Urdhra për zbatimin e rekomandimeve të raportit përfundimtar të grupeve të auditimit RHK
10. Raporte përfundimtare nga auditi i brendshëm dhe/ose i jashtëm për programe të ndryshme RHK
11. Raporte periodike, plane periodike, korrespodencë e thjeshtë (Njoftime mbi fillimin e trajnimit profesional të audituesve të brendshëm, Njoftim për çertifikimin e audituesve të brendshëm në sektorin publik, Dërgimi i emrave të audituesve për trajnimin profesional të audituesve të brendshëm etj.) 5 vjet
Dokumenta të monitorimit
12. Raporte periodike të departamentit të miratuara 5 vjet
13. Korrespodencë e thjeshtë (Kërkesa dhe ankesa nga mediat, institucione dhe individë të ndryshëm Korrespodencë me njësitë/departamentet e tjera të FSHZH-së) 5 vjet
 
Drejtoria e Programit Strategjik, Formësimit & Fizibilitetit të Projekteve, Menaxhimi i Programeve, Lëvrimi i Produktit
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
Dokumentat e hartimit të projekteve
14. Projekt përfundimtar  bashkë me dokumentat shoqëruese (vizatime + raporte + specifikime teknike + grafik punimesh + preventive + VNM) RHK
15 Projekt ide (vizatime + raporte + specifikime teknike paraprake + preventiv përfundimtar) 7 vjet
16. Terma reference për konsulenca në projektim ToRs që i bashkalidhen kontratës RHK
17. Analiza e gjendjes ekzistuese 7 vjet
18. Marrëveshje oponence dhe oponenca teknike me Institutin e Ndërtimit RHK
19. Raporte periodike të departamentit të miratuara 5 vjet
20. Korrespodencë e thjeshtë 5 vjet
Dokumentat e zbatimit të projekteve
21. Projekti i zbatimit i miratuar bashkë me dokumentacionin shoqërues RHK
22. Leja mjedisore dhe raporti VNM RHK
23. Proces Verbale gjatë zbatimi të projektit (punimet e maskuara, piketimi, akt  – dorëzimi etj RHK
24. Urdhër Ndryshimi (variation order), shoqëruar me dokumentacionin përkatës RHK
25. Situacionet të shoqëruara me Relacionin Teknik përkatës, me kërkesën për pagesë dhe faturën RHK
26. Libreza e masave përfundimtare RHK
27. Raport përfundimtar të supervizorit të punimeve RHK
28. Raporte periodike të supervizorit të punimeve 7 vjet
29. Akt-Kolaudimi i objektit bashkë me dokumentat shoqëruese RHK
30. Deklarata e kontraktorit për punimet e kryera nga drejtuesi teknik dhe ligjor. RHK
31. Çertifikatat e cilësisë së materialeve dhe rezultatet e provave laboratorike për punimet kryesore të kryera në objekt; Çertifikata e Përfundimit të Punimeve (Dorëzimi i Përkohshëm); Çertifikatë Përfundimtare e dorëzimit të objektit. RHK
32. Raporte periodike të departamentit të miratuara 5 vjet
33. Korrespodencë e thjeshtë 5 vjet
Dokumentat e shpronësimit
34. Vendime, udhëzime, raporte përfundimtare të shpronësimit, planet përfundimtare të shpronësimit, relacione dhe informacione përmbledhëse, dokumentacion tërësor teknik, paraqitje grafike etj RHK
35. Korrespodenca të ndryshme me Agjensinë Shtetërore të Kadastrës, Bashkitë, Komisionin e Posaçëm të Shpronësimit,  Ministrinë e Bujqësisë, Institutin e Ndërtimit, Entin Kombëtar të Banesave etj,.

Njoftimet e subjekteve, ankesat e subjekteve dhe informacionet që lidhen me to, kërkesa për shpronësim, kërkesa për ndryshime dhe/ose shtesa në Vendimin e Këshillit të Ministrave për Shpronësim etj

 20 vjet
36. Njoftimet e subjekteve, ankesat e subjekteve dhe informacionet që lidhen me to, kërkesa për shpronësim, kërkesa për ndryshime dhe/ose shtesa në VKM për shpronësim etj 20 vjet
37. Akt-marrëveshjet tre-palëshe dhe akt-marrëveshjet para noterit etj RHK
38. Korrespodencë e thjeshtë 5 vjet
 
Departamenti i Zhvillimit të Aplikuar & Partneritetit
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
39. Marrëveshje, protokolle, raporte përfundimtare, relacione dhe informacione përmbledhëse RHK
40. Relacione e informacione periodike përfshirë në përmbledhëse, korrespondencë e thjeshtë etj 5 vjet
41. Dokumenta strategjike të finalizuara në kuadër të konceptimit dhe financimit të projekteve me financim të huaj apo të brendshëm RHK
42. Situacionet të shoqëruara me relacionin përfundimtar, me kërkesën për pagesë dhe faturën në kuadër të kontratave të menaxhuara nga DZHR RHK
43. Raporte, studime, masterplane baza të dhënash perfundimtare të parashikuara për dorëzim nga subjekte të kontraktuara nga FSHZH në kuadër të kontratave të menaxhuara nga DZHR RHK
44. Raporte, studime, masterplane baza të dhënash periodike të parashikuara për dorëzim nga subjekte të kontraktuara nga FSHZH në kuadër të kontratave të menaxhuara nga DZHR 5 vjet
45. Korrespodencë e thjeshtë (kërkesa për informacion nga subjekte të ndryshme, korrespodencë lidhur me konceptimin e projekteve të reja, hartimin e dokumentave strategjike të projekteve etj.; Aplikime nga bashkitë në kuadër të thirrjeve për financimin e projekteve të ndryshme, Kërkesa për financim projektesh nga bashkitë, Kërkesë për informacion të brendshëm nga njësi/departamente të ndryshme, etj.) 5 vjet
 
Drejtoria e Garantimit të Financave
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
Projekte me financim te huaj
46. Marreveshje me donatorët (Firmat e autorizuara nga MFE, Celja e llogarive bankare) RHK
47. Korrespondencë e thjeshtë me donatorët 7 vjet
48. Aplikimet për terheqje fondesh sipas programeve dhe financuesve përkatës (së bashku me dokumentacionin suportues) RHK
49. Raporte përfundimtare sipas specifikave të çdo programi dhe donatorët RHK
50. Raporte periodike sipas specifikave të çdo programi dhe donatorët 7 vjet
51. Dokumentacioni me MFE për mbylljen e llogarive përkatëse pas përfundimit të projekteve me financim të huaj RHK
Raporte Auditimi
52. Raporte përfundimtare auditimi RHK
 
Pasqyra financiare vjetore, Bilanci
53. Pasqyrat financiare vjetore, bilanci i miratuar RHK
54. Relacionet dhe dokumentacioni suportues për pasqyrat financiare dhe bilancin 5 vjet
Raporte/Korrespodenca me MFE dhe institucione të tjera
55. Rakordim vjetor në MFE me drejtorinë e investimeve/buxhetit RHK
56. Raporte periodike me MFE mbi përdorimin e fondeve në valutë, lidhur me burimin dhe përdorimin e fondeve sipas programeve, financimit, miratimin dhe realizimin e buxhetit dhe çdo ndryshim që ndodh gjatë ecurisë vjetore etj 5 vjet
Buxheti
57. PBA 3-vjeçare sipas limiteve të MFE-së dhe ligjeve respektive (2 faza) si dhe dokumentacioni suportues RHK
58. Buxheti vjetor (i brendshëm) i miratuar dhe relacionet përmbledhëse RHK
59. Dokumentacioni suportues sipas kërkesave të projekt menaxherëve për buxhetin vjetor 7 vjet
60. Raporti vjetor mbi realizimin e buxhetit i miratuar RHK
61. Raporte periodike mbi realizimin e buxhetit 5 vjet
Bankat/Thesari
62. Dokumentacioni periodik (mujore/vjetore) për çdo llogari bankare sipas programeve dhe financuesve RHK
63. Regjistrimi i veprimeve financiare në SK dhe rakordimi mujor/vjetor me nxjerrjen e bankës RHK
64. Dokumentacioni periodik (mujore/vjetore) e Thesarit sipas programeve përkatëse RHK
65. Regjistrimi i veprimeve financiare në SK dhe rakordimi mujor/vjetor me evidencën e Thesarit RHK
Arka
66. Urdhër pagesa dhe mandat arkëtimi, kërkesa për pagesë nga NJA si dhe të gjithë dokumentacionin justifikues lidhur me këtë pagesë ose arkëtim RHK
67. Dokumentacioni justifikues lidhur pagesat ose arkëtimet 7 vjet
Dosjet e nënprojekteve
68. Dokumenta origjinale kryesore që lidhen me projektet (marrëveshje, amendime, urdhër pagese/urdhër xhirime, situacion punimesh etj) RHK
69. Dokumentacioni justifikues origjinal lidhur me pagesat sipas projekteve (kërkesa për pagesë,  rakordimet etj) 7 vjet
Inventari
70. Dosje vjetore e Inventarit Kontabel dhe Fizik RHK
71. Dokumentacioni suportues për Inventarin 7 vjet
Drejtoria e Garantimit të Ligjshmërisë dhe Drejtoria Garantimit të Prokurimeve dhe Kontratave
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
Dosjet gjyqësore
72. Dokumenta kryesore si kërkesa, prapësime, deklarata mbrojtje, kërkesë-padi, ankim, kundër-ankim, ë, kundër-ë, akte ekspertimi, prova shkresore, vendime, analiza ligjore etj 20 vjet
73. Kërkesa për informacion dhe ankesa të shtetasve për probleme për interesa të veçanta të shtetit dhe ruajtjen e të drejtave të njeriut RHK
74. Dokumentacione ose vendime të zyrave përmbarimore për veprim ose jo, në zbatim të ligjit 5 vjet
75. Autorizime për përfaqësim në gjykatë ose institucione të ndryshme 5 vjet
76. Ankesa e kërkesa të zakonshme të qytetarëve, korrespondencë e thjeshtë etj. 5 vjet
Dokumentat për hartimin e marrëveshjeve dhe kontratave
77. Marrëveshje investimi, marrëveshje bashkëpunimi, marrëveshje të ndryshme, kontrata të ndryshme me financim nga Qeveria Shqiptare ose nga donatorët, amendime kontratash, modifikime kontratash dhe dokumentat shoqëruese RHK
78. Dokumente ndihmëse për hartimin e marrëveshjeve dhe kontratave 7 vjet
79 Korrespodencë e thjeshtë 5 vjet
Dokumentat e aseteve të paluajtshme të FSHZH
80. Kontrata shit-blerje për asetet në pronësi të FSHZH-së, proces – verbale, regjistrime në ASHK, korrespodencë e rëndësishme, situacion pagesash, etj RHK
81. Dokumentat ndihmëse për shit-blerje të aseteve në pronësi të FSHZH-së si korrespodenca të thjeshta, aplikime, minuta takimi etj 7 vjet
Dokumentat e procedurave të prokurimit
82. Urdhëra, vendime, dokumentat standarde të Tenderit, etj RHK
83. Proces – Verbal Argumentimi Kriteresh, Miratim DST, Raport Vlerësimi, Proces – Verbal Hapje, Proces Verbal Vlerësimi etj RHK
84. Marrëveshje Kuadër, Kontratë, Amendim Kontrate, Modifikim MK, Modifikim Kontrate RHK
85. Dokumenta të OE-ve fitues në një procedurë prokurimi RHK
86. Dokumenta të OE-ve pjesëmarrës në një procedurë prokurimi 7 vjet
87. Dokumenta ndihmëse për procedurat e prokurimit (ankesat, njoftimet, publikimet, deklaratat e paanësisë, plan zbatimi etj) 10 vjet
88. Korrespodencë e thjeshtë, Regjistri i Parashikimit të Prokurimeve Publike për Depozitim në Thesar 5 vjet
 
Departamenti e Garantimit të Funksionimit të Organizatës
Nr. Emërtesa Afati i ruajtjes
Zyra e Organizimit funksional dhe Procedurave dhe Zyra e Suportit të Organizatës
89. Vendime, urdhëra administrativ RHK
90. Autorizime të ndryshme 5 vjet
91. Inventarizimi i aktiveve të FSHZH-së, relacione përfundimtare dhe procesverbale për asgjësimin e aseteve RHK
92. Libri i protokollit korrespodencave hyrëse dhe dalëse RHK
93. Libri i postës 5 vjet
94. Libri i marrjes në dorëzim të shkresave nga institucione ose subjekte të tjera 5 vjet
95. Libri i marrjes në dorëzim nga punonjësit e FSHZH-së të dokumentave plotësuese të ardhura në FSHZH nga subjekte të ndryshme 5 vjet
96. Korrespondencë e thjeshtë 5 vjet
Zyra e Burimeve Njerëzore
97. Vendime, urdhëra RHK
98. Dosjet personale të punonjësve 120 vjet pas lindjes
99. Listëpagesat e punonjësve RHK
100. Dokumentat shoqëruese të listë – pagesave 7 vjet
101. Evidenca dhe informacione periodike, të përfshira në përmbledhëse, korrespondencë e thjeshtë etj. 5 vjet
102. Regjistri i aksidentit në punë dhe sëmundjeve profesionale 20 vjet
103. Vendime, udhëzime, raporte, relacione dhe informacione përmbledhëse për sigurimin teknik dhe mbrojtjen në punë RHK
104. Relacione e evidenca periodike, korrespondencë e thjeshtë etj për sigurimin teknik dhe mbrojtjen në punë 5 vjet